Trámites de un menor cuando el padre o la madre no puede acudir
Es una de las situaciones que más viajes en balde provoca en las oficinas consulares del Ecuador en Estados Unidos: una madre llega con su hijo a la cita del pasaporte, todo en orden, y descubre que le van a pedir también al padre. La regla general para los menores de 18 años es que ambos progenitores estén presentes, cada uno con su documento ecuatoriano original.
La buena noticia es que la normativa contempla la ausencia y no deja a nadie sin solución: existe un documento concreto que sustituye esa presencia, y otros dos supuestos distintos para el fallecimiento y para la patria potestad exclusiva. Lo importante es prepararlo antes de la cita, porque no es algo que pueda resolverse en el momento.
Contenido
Qué piden los consulados para el trámite de un menor
Para emitir el pasaporte de una persona menor de 18 años, las sedes consulares ecuatorianas publican estos requisitos básicos:
- Cédula o pasaporte ecuatoriano original del menor.
- Presencia de padre y madre, cada uno con su cédula o pasaporte ecuatoriano original.
- Si falta uno de los dos, un poder especial que autorice al progenitor o representante presente a realizar el trámite.
Requisitos publicados por el Consulado General del Ecuador en Nueva York, consultados el 30/07/2026. Cada sede puede añadir precisiones, así que revisa también la página de tu consulado antes de acudir. Fuente: cancilleria.gob.ec.
El poder especial, el documento que resuelve la ausencia
Un poder especial no es una carta firmada en casa. Es un documento otorgado ante autoridad competente en el que el progenitor ausente autoriza expresamente a la otra persona a gestionar ese trámite concreto del menor. Por eso no valen los mensajes, los correos ni las autorizaciones escritas a mano, aunque estén firmadas.
🇪🇨 Si está en Ecuador
Puede otorgarlo ante notario en Ecuador. Es la vía más habitual cuando uno de los padres se quedó en el país o regresó.
🌎 Si está en otro país
Puede acudir al consulado del Ecuador que le corresponda por jurisdicción y otorgar allí el poder ante el funcionario consular.
🇺🇸 Si está en EE.UU.
El propio consulado autoriza actos notariales. Consulta nuestra guía de poder notarial para ver cómo se solicita.
Calcula tiempo: entre pedir la cita del poder, otorgarlo y hacerlo llegar a quien acudirá con el menor pueden pasar semanas. Si ya tienes fecha para el pasaporte, empieza por el poder.
Dos supuestos en los que no hace falta poder
No toda ausencia se resuelve igual. Hay dos casos con documentación propia:
- Fallecimiento del padre o de la madre. Se presenta el certificado de defunción en lugar del poder.
- Ejercicio exclusivo de la patria potestad. Si un juez en el Ecuador te la ha concedido, se acredita con el original o una copia certificada de la sentencia.
Fuera de estos supuestos —una separación sin sentencia, una pareja que no se habla, un progenitor localizable pero que no colabora— la vía sigue siendo el poder especial. Si tu caso no encaja en ninguno, plantéalo por escrito a tu consulado antes de reservar: es información que solo ellos pueden confirmar para tu expediente.
Cuidado con los documentos emitidos en Estados Unidos
Aquí se cae mucha gente. Cualquier documento estadounidense que presentes en un trámite consular —el birth certificate del menor, un acta de matrimonio, un certificado de defunción— tiene que llegar con tres cosas hechas:
- Traducido al español.
- Notarizado.
- Apostillado, y la apostilla debe constar tanto en el documento original como en la traducción notarizada.
Ese último detalle es el que más veces obliga a volver: apostillar solo el original no es suficiente. Tienes el procedimiento completo en la guía de apostilla y legalización.
Antes de reservar la cita
Tres reglas del sistema de citas que afectan de lleno a las familias:
- Se necesita una cita por trámite y por persona: la misma cita no sirve para dos hijos ni para dos gestiones distintas.
- En grupos familiares, los consulados piden que cada miembro tenga su propio correo electrónico para la reserva.
- Conviene llegar con antelación. En Nueva York advierten de que no se admiten retrasos superiores a 30 minutos, y sin cita no hay atención.
Si el poder especial todavía no está listo, es mejor mover la cita que perderla: en la plataforma de citas se puede cancelar. Lo explicamos en problemas con la cita consular.
Dudas frecuentes sobre menores y progenitor ausente
¿Pueden sacar el pasaporte de mi hijo si el padre no viene?
Sí, pero hay que prepararlo antes. La regla publicada es que padre y madre estén presentes con su documento ecuatoriano original; la ausencia de uno se sustituye con un poder especial en el que autorice al progenitor o representante presente a realizar el trámite. No es algo que se resuelva explicándolo en la ventanilla.
¿Vale una autorización firmada y enviada por correo?
No. Se pide un poder especial otorgado ante autoridad competente: notario en Ecuador, o el consulado ecuatoriano que corresponda si el progenitor está fuera. Una carta privada, un correo o un mensaje no cumplen ese requisito.
¿Y si el padre o la madre ha fallecido?
Entonces no se necesita poder: se presenta el certificado de defunción. Si se emitió en Estados Unidos, tiene que ir traducido al español, notarizado y apostillado, con la apostilla tanto en el original como en la traducción.
Tengo la patria potestad exclusiva, ¿necesito el poder igualmente?
No, si puedes acreditarla. Se presenta el original o una copia certificada de la sentencia dictada por un juez en el Ecuador que concede el ejercicio exclusivo de la patria potestad.
¿Hace falta una cita por cada hijo?
Sí. El sistema permite una sola cita por persona y por trámite, así que dos hijos son dos citas. Además, en grupos familiares se pide que cada miembro disponga de un correo electrónico propio para la reserva.
¿Tengo que llevar fotos del menor?
Para el pasaporte, no: la fotografía se captura en la oficina consular. Aun así hay condiciones que conviene conocer antes de salir de casa, como no llevar gafas ni gorros y que el cabello no cubra el rostro ni las orejas. Están recogidas en requisitos de fotografía.
¿Puedo hacer el trámite si el menor nació en Estados Unidos y no está inscrito?
Primero hay que inscribir su nacimiento como ecuatoriano; sin esa inscripción no existe cédula ni pasaporte que emitir. Basta con que uno de los progenitores sea ecuatoriano para que el menor tenga derecho al reconocimiento. El proceso está en inscripción de nacimiento.